www.crmtothai.com

การค้นหาข้อมูลซ้ำ
ผู้เข้าชม : 2977

รูป ตัวอย่างการหาข้อมูลซ้ำ ที่มาจากบริษัทเดียวกันแต่มีโทรศัพท์หรือเว็บไซต์ไม่เหมือนกัน

การค้นหาข้อมูลซ้ำ (Find Duplicate)


      เมื่อคุณสงสัยว่าข้อมูลลูกค้าในระบบมีค่าซ้ำ คุณจะมีวิธีในการค้นหาข้อมูลที่ซ้ำเหล่านั้นออกมาอย่างไร ก่อนอื่นคุณต้องรู้สาเหตุ ที่ทำให้เกิดข้อมูลซ้ำ ไม่ว่าจะเกิดจากขั้นตอนการทำงานที่ยังไม่ดีพอ, ความผิดพลาดที่เกิดจากพนักงานบันทึกข้อมูลหรือยังไม่มีรูปแบบการบันทึกข้อมูลที่แน่นอน ชัดเจน ซึ่งสาเหตุที่พบกันบ่อยๆ เหล่านี้ที่จะทำให้ข้อมูลลูกค้าที่บันทึกเข้าระบบมีโอกาสซ้ำกันได้ คุณจึงควรหาวิธีป้องกันเพื่อลดโอกาสที่จะทำให้เกิดข้อมูลซ้ำในระบบให้น้อยที่สุด

สาเหตุที่ทำให้ Lead ซ้ำ

     •   พนักงานทำงานคาบเกี่ยวกัน หรือซ้ำซ้อนกัน ทำให้ได้รายชื่อลูกค้าที่ซ้ำกัน

     •   คีย์ข้อมูล หรือ Import Lead ซ้ำเข้าไปในระบบ

     •   มีข้อมูลบางส่วนที่ไม่เหมือนกันทำให้ซอฟท์แวร์ตรวจสอบค่าซ้ำไม่ครบ

     •  ได้ข้อมูลมาคนละเวลากัน ทำให้ข้อมูลบางส่วนแตกต่างกัน เช่น ครั้งแรกอาจจะได้ชื่อบริษัทและโทรศัพท์ ครั้งที่สอง

     •   ได้ ชื่อบริษัทและมีข้อมูล Email Address เพิ่มเข้ามามีการใส่ข้อมูลเดียวกันแต่คนละภาษาเข้าไปในระบบ เช่น ใส่ชื่อ

     •  "สมชาย รักดี" รายการหนึ่ง อีกรายการหนึ่งใส่  "Somchai Rakdee"  มีการเว้นวรรคที่ไม่เหมือนกัน อาจจะมีการเว้นวรรคที่ไม่เท่ากัน เช่น "สมชาย รักดี" (เว้นวรรค 1 ช่อง) กับ "สมชาย

     •   รักดี" (เว้นวรรค 2 ช่อง) มีการใช้เครื่องหมายหรือตัวย่อที่ไม่เหมือนกัน เช่น "บจก. กรุงไทย" กับ "บ.จ.ก. กรุงไทย"


แนวทางป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา Lead ซ้ำ


 กำหนดพนักงานที่รับผิดชอบในการบันทึกข้อมูลเข้าระบบให้ชัดเจน
   
    กำหนดขั้นตอนในการบันทึกข้อมูล Lead เข้าระบบให้ตรวจสอบก่อนว่ามีข้อมูลเดิมอยู่ในระบบหรือไม่ หรือตั้งเงื่อนไขที่
ซอฟท์แวร์ CRM ให้ตรวจสอบข้อมูลที่มีโอกาสซ้ำกัน และแจ้งเตือนให้พนักงานรับรู้ก่อนบันทึกเป็นข้อมูลใหม่เข้าระบบ  กำหนดวิธีในการบันทึกข้อมูลให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นภาษาหลักที่ใช้, การเว้นวรรค, การใช้ตัวย่อหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ประกาศให้พนักงานที่บันทึกข้อมูลเข้าระบบทุกคนรับรู้และเข้าใจปัญหาที่จะเกิดขึ้น กรณี Import ข้อมูล Lead เข้าระบบโดยใช้ซอฟท์แวร์ CRM ควรกำหนดเงื่อนไขในการจัดการข้อมูลซ้ำได้ว่าจะยอมให้ ข้อมูลซ้ำเข้าระบบหรือไม่ ถ้าให้เข้าได้จะมีเครื่องมืออะไรในการจัดการปัญหาข้อมูลซ้ำบ้าง


                                       รูป ตัวอย่างการค้นหาข้อมูลที่สงสัยว่าจะซ้ำ






ที่มา http://www.prosoftcrm.in.th


     

Tools

ขนาดตัวอักษร

Share

ส่ง Email พิมพ์หน้านี้

บทความในหมวดหมู่เดียวกัน

เว็บไซต์เแนะนำ